De datum 1 januari 2008 is belangrijk voor de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Op die dag start de formele samenvoeging van de ambtelijke organisaties van de drie gemeenten. Dat betekent dat alle ambtenaren momenteel betrokken zijn in een organisatietraject, waarbij ieder moet solliciteren op een functie in de nieuwe werkorganisatie. In principe houdt geen enkele ambtenaar dezelfde functie. Er is een nieuwe organisatiestructuur, waarbinnen functies zijn omschreven. Er is een totaal onafhankelijk team van externe adviseurs (de inpassingscommissie) die de sollicitatieperiode moet begeleiden en advies uitbrengt aan de stuurgroep over de plaatsing van alle medewerkers in de toekomstige werkorganisatie. Eerst komen hierbij alle vaste medewerkers aan bod. Daarna kunnen tijdelijke of gedetacheerde medewerkers solliciteren op de nog openstaande functies.
De inpassingscommissie is nu bezig de adviezen aan de stuurgroep te formuleren. Na instemming ontvangen de medewerkers via brieven de mededeling van hun voorlopige benoeming voor een passende functie in de BEL-werkorganisatie of in een van de (zeer kleine) organisaties van de drie gemeenten. Dit zal in de loop van oktober plaatsvinden. Medewerkers die niet kunnen instemmen met hun voorlopige benoemingen kunnen binnen twee weken bij de stuurgroep bedenkingen indienen. Als ze dit niet doen, gaat de stuurgroep ervan uit dat ze instemmen met hun voorlopige benoeming.
Tegelijkertijd wordt er nu hard gewerkt aan de inhoudelijke en organisatorische aspecten van de BEL-samenwerking. Er is nog een aantal praktische, maar niet onoverkomelijke, knelpunten . Met het Ministerie van Binnenlandse Zaken wordt overlegd over het feit dat de gemeenten in verschillende veiligheidsregio’s werken (dubbele piketdiensten, twee werkwijzen). Ook de begrotingssystematiek is ingewikkeld. Volgens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) waarin de BEL-structuur is vormgegeven moet eerst de begroting van de werkorganisatie klaar zijn, en moeten daarna de begrotingen van de diverse gemeenten worden vastgesteld. In de BEL-gedachte is echter de BEL-begroting een optelsom van de begroting van de drie gemeenten. In overleg met het ministerie en Provincie wordt hier naar een oplossing gezocht. Ook fiscaal is er nog een aantal hobbels. Een ander punt is dat iedere gemeente zijn eigen Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) van persoonsgegevens moet beheren in de gemeente zelf. In de woorden van projectleider Harry ter Braak: “De projectgroep pakt deze zaken op, zodat ze zijn opgelost voordat ze een probleem kunnen worden.”
Tot slot nog een energievergende operatie. Er is voor gekozen de drie ambtelijke organisaties vanaf 1 januari 2008 te huisvesten op één locatie (het ‘gemeentekantoor’). Aangezien deze nieuwbouw in Eemnes pas over een jaar klaar is, wordt vanaf 1 januari 2008 het huidige gemeentehuis van Blaricum aan de Torenlaan 50 de centrale locatie. Per afdeling wordt men hier gehuisvest. In verband met het ruimtetekort zal een groot aantal containers op het terrein worden geplaatst in de hoek links achter het gebouw. Naast de huidige parkeerplaatsen zal tijdelijk gebruik worden gemaakt van het grasveld. De colleges van B en W van Laren en Blaricum gaan tijdelijk in het gemeentehuis van Laren wonen, en het college van Eemnes huurt een ruimte in de eigen gemeente. De raadsvergaderingen zullen tijdelijk in Laren plaatsvinden.
Het ziet ernaar uit dat de productie van stukken en de dienstverlening in de eerste maanden van het nieuwe jaar hier en daar zeker zal stagneren. De raad zal in principe niet vergaderen in januari. Dat betekent dat de komende maanden zoveel mogelijk zaken ter besluitvorming zullen worden afgerond. Het Blaricumse presidium bewaakt de agendering van de raad en heeft als streven zoveel mogelijk belangrijke zaken af te ronden voordat de formele samenwerking start. Zoals bijvoorbeeld het gebruik van de begraafplaats door derden, de begrotingsbehandeling, de inrichting van het Bernardusgebouw als toekomstig Blaricums gemeentehuis voor het Blaricumse B en W met beperkte baliefuncties). Ook een bezinning op de toedeling van woningen in de Blaricummermeent is zo’n belangrijk punt. Tot slot zal in een gemeenschappelijke vergadering van de BEL-raden op 30 oktober gesproken worden over de wijze van opdrachtverlening vanuit de drie gemeenten aan de werkorganisatie. Spannende tijden voor iedereen dus.
